L’archivage ne consiste pas en le fait de se contenter de mettre au même endroit tous les documents de l’entreprise. Pourtant, c’est ainsi que le comprennent bon nombre d’entrepreneurs, prenant ainsi le risque de ne pas retrouver un document donné en cas de besoin, faute à un classement opéré dans ce sens.
En plus, avec la transition numérique, tous ces documents papiers doivent faire l’objet d’une digitalisation, ce qui rend l’opération encore plus longue et laborieuse. Il est pourtant possible de se faire aider.
Archiver ses documents : pourquoi faire ?
Avant de penser à numériser ses documents, il faut d’abord en faire un tri. C’est en général là, à cette première étape que les entrepreneurs se lassent, surtout si la pièce est restée sans soin pendant des années.
Car il faut arriver, en fonction de la nature de chaque document, à déterminer lequel doit être conservé et pendant combien de temps. Entre les factures, les documents fiscaux et les titres de propriété, parfois ou les statuts de l’entreprise, l’écart de durée de conservation peut être très grand.
Jeter un document qui doit être préservé (ce qui est le cas pour 7% des documents en entreprise) met le chef d’entreprise devant un problème de taille. Comment va-t-il prouver sa bonne foi s’il ne peut produire un document donné, dans une situation de litige ou si un contrôleur fiscal lui demande de réunir différents papiers pour sa visite prochaine ?
Numériser en outre des documents qui n’ont plus d’utilité est une perte de temps. Il faut alors les supprimer pour que personne n’ait accès aux informations qu’ils renferment. Ces dernières peuvent être confidentielles ou sensibles, en fonction de l’activité.
Le tri, dépoussiérage des archives et le récolement ne sont que les étapes premières d’un long processus : de quoi se décourager, avant même de commencer.
Les bonnes pratiques en archivage : les solutions possibles
Impossible de demander à un employé lambda, de se charger de ce travail. Comme il ne possède pas de formation spécifique en archivage, il aurait tôt fait de commettre des erreurs. Ce n’est pas grave puisque des entreprises se spécialisent dans l’archivage et la numérisation de documents.
Les prestations sont connexes et l’entrepreneur peut demander un état des lieux de ce qui a besoin d’être fait, pour ne payer que les prestations qui l’intéressent. Il se rendra vite compte que ces structures peuvent révolutionner son quotidien pour l’amener tranquillement au 100% numérique.
Tri des archives, classement et rangement, numérisation des documents en respectant les normes et usages de la loi, formation auprès des salariés, méthode de classement et d’archivage numérique pour les futurs documents entrants et sortants : le gain de temps et la productivité accrue sont les deux premiers avantages que l’on constate en premier lieu.
Mais on peut aussi parler d’un gain de place. Pourquoi ? Parce qu’il n’est pas nécessaire d’abriter dans son entreprise ses documents papiers s’ils sont tous désormais sous format numérique, surtout si les conditions de préservation ne sont pas optimales.
Elles peuvent être hébergées dans des locaux adaptés. Libre au chef d’entreprise de trouver à quoi vont servir ces mètres carrés supplémentaires…