Toutes les entreprises ont des besoins en administratif. Pourtant, toutes ne peuvent pas faire face à une embauche pour prendre une secrétaire, au sein de la structure. Quelle est la solution ?
Le télésecrétariat, c’est quoi ?
Le secrétariat à distance serait une définition assez juste mais sommaire. Le télésecrétariat reprend toutes les activités administratives qu’une ou plusieurs entreprises externalisent à un centre d’appels ou à un(e) secrétaire indépendante.
Cela peut concerner la réception des appels, la frappe ou la conception de courriers, emails, campagne d’emailing. Une télésecrétaire peut également s’occuper de la prise de rendez-vous pour plusieurs personnes au sein d’une même entreprise, elle doit donc faire de la gestion d’agendas. Devis, factures : elle devient l’interface entre une entreprise et ses clients, mais aussi ses partenaires et ses fournisseurs.
Le fait de proposer ses services en télésecrétariat suppose une formation initiale dans ce domaine ou une solide expérience sur le terrain, voire les deux (ce qui sera toujours recommandé, pour s’attirer la confiance des centres d’appels qui peuvent les employer ou des clients eux-mêmes.
La personne (homme ou femme) doit être familiarisée avec l’emploi de différents outils : ordinateurs, internet, imprimantes, logiciels, téléphone, agendas en ligne etc…
Télésecrétariat : les qualités pour réussir
Il va sans dire que le ou la télésecrétaire, du fait de la polyvalence de ses missions (mais aussi du nombre de ses clients) doit avoir une organisation rigoureuse.
Elle doit avoir une bonne résistance face au stress, quoi qu’il arrive, surtout si elle est amenée à répondre au téléphone pour le compte de ses clients.
Amabilité, politesse, empathie, sens de l’écoute lui serviront non seulement pour comprendre les attentes et besoins de ses clients, mais aussi de la clientèle de ces derniers, si elle est en contact direct avec eux.
La personnalisation en fonction des structures qui font appel à elle est primordiale pour que son travail soit apprécié. Elle doit donc avoir d’excellentes aptitudes d’adaptabilité.
Maitrise parfaite de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe, le télésecrétaire doit être aussi à l’aise à l’écrit qu’à l’oral pour faire passer les valeurs et les idées des entreprises qui le missionnent.
Pourtant, le fait de bien s’exprimer ne suppose pas forcément que l’on puisse faire face à toutes sortes de situations, la ou le secrétaire étant parfois le seul vecteur de communication entre des clients ou des partenaires insatisfaits ou souhaitant des réponses et une entreprise.
Il faut alors faire preuve de diplomatie, mais aussi recourir à des techniques de communication spécifiques pour que la conversation tourne à l’avantage de l’entreprise, sans que l’interlocuteur se sente lésé dans sa demande.
Pour cela, la personne suit des formations régulières dans différents domaines, pour être toujours efficace et être à même de répondre à toutes les sollicitations, quel que soit le domaine d’activité de son client.
Beaucoup de structures souhaitant ouvrir leur marché à l’international, la pratique d’une ou de plusieurs langues étrangères ne peut être qu’un plus pour pouvoir travailler dans un centre d’appel, par exemple.